OMS — jeden system do obsługi sprzedaży i magazynu

Dwa sklepy internetowe, setki zamówień i kilka oddzielnych narzędzi potrzebnych do ich obsługi. Celem projektu było połączenie całego procesu w jednym miejscu: od pojawienia się zamówienia, przez płatność i kompletację, aż po fakturę, wysyłkę i informację dla klienta.

Problem nie był w liczbie zamówień

Problemem było to, co trzeba było zrobić z każdym z nich. Wraz ze wzrostem sprzedaży rosła liczba powtarzalnych czynności.

Zamówienie pojawiało się w sklepie, ale kolejne etapy jego realizacji odbywały się już w innych systemach. Osobno wystawiana była faktura, osobno przygotowywana przesyłka kurierska, osobno aktualizowany magazyn i wysyłana informacja do klienta.

Przy kilkuset zamówieniach dziennie taki sposób pracy oznaczał wiele ręcznych operacji i ciągłe przełączanie się pomiędzy narzędziami. Potrzebny był system, który połączy te procesy zamiast dokładać kolejny panel do obsługi.

Jedno miejsce do obsługi całego zamówienia

Stworzyłem dedykowaną aplikację OMS, która pobiera zamówienia z dwóch sklepów internetowych i prowadzi pracownika przez kolejne etapy ich realizacji.

W jednym panelu dostępne są informacje o zamówieniu, płatności, fakturze, wysyłce oraz aktualnym statusie realizacji. System został zintegrowany z zewnętrznymi usługami wykorzystywanymi przez firmę, dzięki czemu wiele operacji może odbywać się automatycznie, bez ponownego przepisywania tych samych danych.

Od zamówienia do wysyłki

System obsługuje cały proces realizacji:

• pobiera zamówienia z obu sklepów,
• kontroluje ich status i płatność,
• przekazuje dane potrzebne do wystawienia faktury,
• generuje przesyłki i etykiety dla InPost oraz DHL,
• aktualizuje kolejne etapy realizacji,
• wysyła klientom powiadomienia SMS i e-mail.

Dane wprowadzone przez klienta podczas zakupu są wykorzystywane na kolejnych etapach procesu. Pracownik nie musi kopiować ich pomiędzy kilkoma panelami.

Sprzedaż została połączona również z magazynem

Sama automatyzacja zamówień była tylko częścią projektu. Do OMS powstał również moduł magazynowy obsługujący przyjęcia towaru, stany magazynowe, lokalizacje produktów oraz kontrolę dat ważności.

System generuje listy kompletacyjne i współpracuje z kodami kreskowymi oraz drukarkami etykiet Zebra. Magazynier może dzięki temu realizować kolejne operacje za pomocą skanera, a informacje o towarze są na bieżąco aktualizowane w systemie.

System dopasowany do procesu firmy, a nie odwrotnie

OMS nie powstał jako gotowe oprogramowanie, do którego firma musiała dostosować sposób pracy. Najpierw został przeanalizowany rzeczywisty proces obsługi zamówień i magazynu, a następnie wokół niego zaprojektowana została aplikacja oraz potrzebne integracje.

Dzięki temu pracownik wykonuje kolejne kroki w jednym środowisku, a system w tle przekazuje dane pomiędzy sklepami, magazynem, księgowością, firmami kurierskimi i kanałami komunikacji.

Co zmieniło się w codziennej pracy?

Zamiast obsługiwać jedno zamówienie w kilku niezależnych systemach, pracownik prowadzi cały proces z jednego panelu. Mniej danych trzeba przepisywać ręcznie, mniej czynności wykonywać osobno, a informacje potrzebne do realizacji zamówienia znajdują się w jednym miejscu.

System pracuje produkcyjnie i może być dalej rozwijany wraz z kolejnymi potrzebami firmy.